【 面接ドタキャン防止のひと工夫 】

こんにちは。
採用担当者の皆さまは母集団形成をはじめ、多くの面接選考・採用～入職までに携わる多忙な日々を送られていることと思います。

中にはすべてお1人で行う方もいらっしゃることでしょう。

そんなご多忙な皆さまが、特にこの時期、満場一致で防ぎたいと願っているであろう「面接のドタキャン」
私も何度か味わってきました。

「面接日を勘違いして予定を入れてしまって・・・」
「Zoomに接続できなくて・・・」

上記のような理由が添えられていたり、当日一方的に音信不通になられたり、準備の時間を返してほしいと思ってしまったことがあります。

今回は、その防止のために実際に行っていた私なりのささやかな工夫について書きました。
これにより雲母保育園では年間600件以上の面接を設定する中で、キャンセル率は7.7％まで低減できています。

ご参考になれば幸いです。

1. 面接まで導く「ステップメール」
２.メール内容の例
3. まとめ
4. きらぽんJOBについて

1. 面接まで導く「ステップメール」

・ステップメールとは？

ステップメールとは本来、ターゲットとなるユーザーの資料請求や商品購入などの行動を起点に、用意した筋書きに沿って複数のメールを順序だてて送っていくメール配信方法です。

面接設定の場面では、面接日程の決定日を起点として、面接当日までのシナリオを描き、無事に面接を実施できるよう、そのシナリオ通りに順番に配信していきます。

・送るタイミング

①日程決定時：内容伝達

まず面接日程が決まったタイミングで、そのご案内を送りましょう。

ポイントは詳細を記載して日程の最終決定をゆだねるだけの状態にしてお伝えすることです。

それにより、求職者とのやり取りの数を最低限にでき、「提案している日程で来られるのかどうか」というほしい回答を得られます。

②1週間前

このときのメールの目的は、リマインドによる選考離脱阻止です。

面接日が近づいてきたことを伝え、さらに服装や持ち物などの準備に必要なヒントを記載してみてください。

新卒であれば初めての面接かもしれません。

自分が初めて面接を受けたときを思い出してみて、その胸いっぱいの不安を和らげてくれるような連絡があったら、採用担当の印象アップにもつながるのではないでしょうか？

③前日

最後のリマインド連絡です。

安心して園・オフィスにきてもらえるようエスコート的な役割を担います。

簡潔かつ、歓迎の気持ちを伝えるような内容で書くのがおすすめです。

・採る側に求められるホスピタリティ

ここまでお読みくださった方の中で、「なぜここまでしなければならないのか？」と疑問に思う方もいるかもしれませんが、売り手市場が続いてしまっている保育業界では、面接官となる採用担当側にホスピタリティが求められると私は考えています。

採用するかは、実際に会ってから人物像や経歴と照らし合わせて決められますが、見学・面接が実施されなければ、その選考自体ができません。

したがって、まずは面接を実施するところにフォーカスし、そのために順序だてた案内を求職者へしていくことが必要なのです。

次では、実際に私が送っていたメール内容を例としてまとめました。
ご参考になれば幸いです。

２.メール内容の例

①日程決定時

＿＿様
お世話になっております。
●● 保育園の○○○でございます。
お待たせいたしました。
園と面接日程の調整ができましたので、下記にてご案内いたします。
【日時】
年/月/日 (曜日) ○○：○○〜
【場所】
●● 保育園
住所：●●県 ●●市 △▼△▼△
最寄り駅：＿＿線　＿＿＿駅　徒歩＿分
【持ち物】
例：筆記用具、写真付き履歴書、資格証(コピー)
【服装】
例：私服で構いません
【当日の連絡先】
採用担当（氏名）：＿＿＿＿＿＿＿＿
ご都合いかがでしょうか？
当日は現場の施設長も同席しますので直接ご質問などもして頂けます。
ご連絡お待ちしております。

②1週間前

＿＿様
お世話になっております。
●● 保育園の○○○でございます。
面接1週間前となりましたが、ご準備のほどはいかがでしょうか？
前日までにご準備いただきたいものは下記の通りです。
・筆記用具
・写真付き履歴書
・資格証(コピー)
また、毎年お問合せの多い項目について
ご回答をまとめておりますのでご参考ください。
例：
Q.　内履きはいるか？
A.　スリッパをご用意しておりますのでご準備は不要です。
Q.　保育士資格証のコピーは白黒でも良いか？
A.　モノクロコピーで構いません。
上記以外でもご不明な点がございましたら、気軽にご質問ください。
当日、＿＿様にお会いするのを楽しみにしております。
採用担当　○○○

③前日

＿＿様
お世話になっております。
●● 保育園の○○○でございます。
面接前日となりましたので再度ご連絡をさせていただきました。
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【日時】
年/月/日 (曜日) 00：00〜
【場所】
●● 保育園
住所：●●県 ●●市 △▼△▼△
最寄り駅：＿＿線　＿＿＿駅　徒歩＿分
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明日が＿＿様にとって有意義な機会となりましたら幸いです。
ご不明点等は遠慮なさらずご質問くださいませ。
それでは、明日よろしくお願い申し上げます。

採用担当　○○○