保育業界でも注目の新たな採用手法!ダイレクトリクルーティング虎の巻➀応募者対応

保育業界でも注目の新たな採用手法!ダイレクトリクルーティング虎の巻➀応募者対応採用

新型コロナウィルスの感染拡大に伴う緊急事態宣言の発令~解除までの2か月弱の間、保育業界の各事業者に採用活動はほぼストップしているところも多く*、例年母集団形成のスタートダッシュの時期でもある4月~5月を棒に振ってしまい、保育関連の多くの事業者が未だ手探りの状態で採用活動を行っている状態です。

*2020年5月に当社が実施した「新型コロナウィルス感染拡大に伴う緊急事態宣言に直面する保育業界の採用に関わる実態調査」にも記載していますが、「現在応募者対応・面接を中断している」と答えた事業者が全体の30%を占めました。

 

 あらゆる生活様式・ビジネスに変革が求められている状況の今、保育業界の採用活動に関しても例外ではなく改革が求められています。

 

 私が保育業界の採用担当者の皆様に取り入れていただきたい採用手法が「ダイレクトリクルーティング」です。ダイレクトリクルーティングとは、簡単に言えば「求職者に対して事業者側から直接アプローチをし、採用までのプロセスを自らが進めていくことで採用効率アップとコストダウンを図る」採用手法で、近年日本においてもホワイトカラーの採用活動を中心に普及率が高まっています。 

 当社は全国に63か所の認可・認証保育所「雲母(きらら)保育園」を運営しており、私は保育園職員を採用するセクションで過去2年間で900名ほどの保育士・管理栄養士の採用に成功しました

採用活動を行う中で成功につながった一番の秘訣がダイレクトリクルーティングの導入と業務フローの構築に有ったと思っています。

 自身で日々頭を悩ませながら得てきた知見・ノウハウをポイントごとに整理し、採用担当者の皆様に共有することで保育業界にダイレクトリクルーティングを普及させ、保育の未来を少しでも明るく出来ればと思い全4回に渡る記事を作成しました。

 今回の記念すべき第1回「ダイレクトリクルーティング虎の巻➀応募者対応」と題して求職者との一番最初のタッチポイントである「応募者対応」についてまとめましたので、参考にしていただければ幸いです。

 

1. ダイレクトリクルーティングについて

・保育業界の採用チャネルと利用率

採用活動を類型化する際にまず保育業界で一般的な採用チャネルとその利用率について見ていきましょう。株式会社モード・プランニング・ジャパンが展開する保育業界特化型のダイレクトリクルーティングサービス「きらぽんJOB」が2020年5月7日~5月14日に実施した「保育業界の採用に関する実態調査アンケート」の結果では下記の通りとなっています。

・最も利用率が高いのは人材紹介サービス 

採用チャネルの中で一番高い利用率なのは「人材紹介」でした。

アンケート回答事業者の内83.7%が利用していることから、保育業界の職員採用に関して人材紹介会社へのサービス依存度が高いと言えます。

人材紹介サービスの特徴としては、「採用出来るまで費用が掛からない」ことと「求職者への求人提案や面接日程調整などをアウトソースできる」ことが上げられます。

採用担当者が1名体制の場合や他の業務と兼務していて時間が取れない事業者にとっては採用までの中間プロセスをエージェントに代行してもらえるのでメリットがあります。

一方で、沢山の人材紹介会社へ求人を渡して求職者の提案を待っているだけの状態に慣れてしまうと、それ以外の採用チャネルで職員を採用出来る機会がどんどんなくなります。

また、人材紹介会社から保育士・幼稚園教諭の常勤1名辺りの紹介手数料は75万円~100万円という単価になりますので、紹介会社から採用すればするほどコストが嵩み園の収益構造を圧迫するリスクもあります

 

・保育業界でも利用率が高まってきているダイレクトリクルーティングサービス 

人材紹介会社に次いで普及率が急速に高まってきているのが「成果報酬型DR(ダイレクトリクルーティング)サイト」で、利用率は74.4%です。

こちらは、「人材紹介と同様採用出来るまでは一切の料金は掛からない」「採用担当者からDB内の求職者にスカウトメッセージ等で直接アプローチが出来る」という特徴が有ります。

成果報酬に関しても人材紹介と比較すると半額以下で設定しているサービスがほとんどですので、このチャネルを有効に活用し採用につなげていくことが出来れば結果的に採用単価を下げることが出来ます。

 

・普及率と比較して蓄積していない「ノウハウ」 

保育業界のダイレクトリクルーティングの普及率はこの1~2年で急速に高まっています。 

この手法の難しいところは、求職者の母集団形成~採用に至るまでの一連のプロセスを採用担当者が行わなければならない為、明確な方針・業務フローの作成をしない限りは成果につながりにくいという点です。

今まで紹介会社に求人を預けて「待ち」の姿勢で採用活動を行っていた事業者の採用担当の方であればあるほど、この意識と行動の転換を図るのは大変なことです。

よって、「ダイレクトリクルーティングは手間がかかる割に実績につながらないのでやりたくない」という負のイメージをお持ちの方が多いのも事実です。

 

しかし、本当にそれでいいのでしょうか? 

 

「求人を出しても応募が来ない」 

「とにかく忙しい」 

「採用費が高い」

「職員が沢山辞めていく」

 

・・・現状を嘆いているだけでは何も変わりません。 

 

私は保育業界の採用に関わる身として、今の状況は異常であると考えています。 

 

この記事を読んでいただいている採用担当者の方、ダイレクトリクルーティングの波は確実に来ています。 

既成概念や今までの手法を打ち壊し、新たな一歩を皆で踏み出しましょう。 

皆で踏み出すことができれば必ずこの業界はもっと良くなると私は確信しています! 

 

それでは、具体的にダイレクトリクルーティングの採用プロセスについて次項でまとめます。

2. 採用プロセスの分解・タッチポイントの整理

 ・ダイレクトリクルーティングの採用プロセスとタッチポイントとは? 

採用に関わるプロセスに関してはどの採用チャネルを使用したとしても同じ順番で進みますが、各工程を「誰が担当するか?(Who)」と「どのように進めるか?(How)」には各チャネル間で違いが有ります。

それでは、保育業界のダイレクトリクルーティングに関しての一般的な採用プロセスについて下図にまとめてみました。

 

 

求人掲載・スカウト送信~応募者対応~面接実施~内定通知~クロージングまでのすべてのタッチポイントを事業者の採用担当者が行うという点が、ダイレクトリクルーティングの最大の特徴です。

・応募者対応がとても重要な理由 

上図のタッチポイントの中でも採用決定率の精度と採用に関わる担当者の工数軽減の面で最も重要なタッチポイントが「応募者対応」です。

応募者対応レベルが低い場合、下記のような問題につながります。

「本来面接に進めて採用したかった求職者と連絡が取れなくなりそのままフェードアウト・・」

「採用要件に合致しておらず、そもそも設定する必要の無かった面接を設定してしまった・・」

どの事業者も、採用に関わるメンバーの数は必要最低限ギリギリの配置で回していることが多い中で、応募者対応のレベルアップがチームの生産性の向上に深く関わってくるのです。

採用チームの生産性を高め、効率を最大化させる為の応募者対応のポイントを次項以降でまとめていきます。

 

3. 応募者対応時のポイント①接触  

・応募が入ったらすぐに連絡する体制を整える!

当たり前と言えば当たり前のことですが、応募が入ったらできるだけ早く接触を図っていきましょう。

応募した瞬間は、少なくとも就業中ではありませんので連絡がつながりやすいからです。

また、インターネットがこれだけ普及して便利になった今の世の中、貴園だけを単願で応募している求職者はほとんどいないと思った方がいいです。

加えて、人材紹介・派遣会社にも登録してサービスを併用している求職者も非常に多いのが実情です。大手の人材紹介会社のキャリアパートナーは求職者の「登録後3分以内に電話で接触」するような体制を整えているところが多いです。

折角自園に応募してくれたのに、人材紹介会社に先に自園の求人を提案され応募意思を獲得されてしまった・・・という苦い経験をしたことがある採用担当者の方もいらっしゃいます。(私もその一人です・・)

並みいる競合先との競争に勝つには、まずは出来るだけ最初に接触をすることから優位性を保つことにつながります。

・連絡手段は電話>ショートメール>メール(チャット)の順で接触を図る!

応募者対応時の連絡手段に関してもとても重要です。

連絡手段に関してはまず電話連絡が最優先です。(理由は後述します)

応募者に電話を掛けても不通になった際は、下記の対応を行います。

「留守番電話にメッセージを残す」

「ケータイからのショートメールにて園名・応募の御礼・電話がつながる時間帯を聞く」

女性の比率が高いこの業界、見知らぬ電話番号から着信があった場合に警戒し電話に出ない求職者も多いです。

電話の次に接触手段としてショートメールを推奨するのは、ショートメールであれば基本的にスマートフォンの画面トップにメッセージが表示されるからで、「あ、応募した園の採用担当の人か!」と気づいていただきやすいことが理由です。

メールやチャットに関しては、あくまで求職者への接触が図れた後に連絡を取る為の手段だという位置づけで利用するべきです。

採用担当者の皆さんもそうだと思いますが、個人のメールアドレスには日々相当数のメルマガが届きます。

求職者とのある程度の関係性が構築出来ていない状態では、折角丹精込めて送ったメールであったとしても沢山のメールの中に埋もれてしまいます。

・応募者対応時に必ず一度は電話で接触・ヒアリングを行う 

採用活動の生産性を高め、効率を最大化させる為に応募者対応時に必ず1度は電話面談を行いましょう。

電話面談を行う意図としては、「そもそも設定する必要がなかった面接の設定を未然に防止すること」です。

通常各園ごとに採用に関する募集要件があると思いますが、要件に合致しない求職者とお会いしたところで採用にはつながりませんので、双方の時間的なロスにつながります。

「有資格者の募集だったが、お会いしてみたら資格取得見込みの方だった」

「シフト勤務ができる正職員が必要だったが、パートタイム希望の方だった」

「車通勤不可の園なのに、車通勤が希望の方だった」

面接官を経験されたことがある方であれば、「あるある!」と共感いただけると思います。

そもそも論のところで空振りに終わった面接官の帰り道の心情たるや・・・とても残念なものです。

よって、応募者対応時の電話面談の際に短い時間で効率的なヒアリングを行うことが採用担当者に求められるスキルとなります。

面接官としての私の経験上、「ここだけは事前にヒアリングしておいてほしい!」という事項を取りまとめてみましたので、次の章で展開致します。

4. 応募者対応時のポイント②ヒアリング 

 

・「ヒアリング」ではなく「会話」を心掛ける 

慣れないうちは「確認事項を穴埋めしなければいけない」という意識が強すぎて求職者との会話が質問と回答に終始してしまいがちですが、求職者の立場からするとまだ関係性が構築出来ていないうちからいきなり質問攻めをされることは必ずしも気持ちいいものではありません。

あくまで会話の流れで質問をし、回答内容に応じて「そうなんですね!」「承知いたしました!ありがとうございます。」のように相づちを打ったり、「それはとてもいい経験でしたね!」「私も同じ九州出身なんです!」のような共感表現をすることで、求職者との距離が縮まっていくものです。

・ヒアリング内容をシートにまとめて面接官に共有する

折角求職者にも時間を取っていただいてお話しいただいた情報です。面接官にまた一から質問させるよりはヒアリング内容を面接官が既に承知している状態で面接を行った方が「本社の連携がバッチリ取れている法人」という良いイメージを持っていただきやすいので、下記リンクから入手できる「応募者対応時ヒアリングシート」を作成して面接官の方に共有することをお勧め致します。

是非ご活用ください!

応募者対応時ヒアリングシートフォーマット

5. まとめ

保育業界でも急速に利用率が上がってきている採用手法「ダイレクトリクルーティング」ですが、サービスの利用を開始したはいいものの、普及率と比較してノウハウが蓄積出来ていない事業者が多い状態で、効果が出ていないという採用担当者さんの声も多数聞こえます。

私が雲母保育園の採用担当者としてダイレクトリクルーティングに力を入れ、成果につなげていくことが出来たノウハウを共有することで保育業界にダイレクトリクルーティングを普及・定着させ、業界全体の課題となっている採用コストの低減と採用活動の生産性を高めていきたい。そのような想いから全4回に渡りお届けする「虎の巻」の第1弾は、応募者対応時のポイントについてでした。

新型コロナウィルスの感染拡大が収束していない状況でも採用活動は進めていかねばなりません。

 

新たなビジネス・生活様式に合わせて採用活動もアップデートさせ、職員採用を成功させていくことに少しでもお役に立つことが出来れば幸いです。

6. 保育業界専門のダイレクトリクルーティングサービス「きらぽんJOB」について 

きらぽんJOBで保育業界にダイレクトリクルーティングという新しい武器をお届けします!


<きらぽんJOBのメリット>

・初期費用・月額利用料0円*!

(*成果報酬プランで利用申込みいただいた場合)

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<主要な機能>

・質の高い求職者を自動マッチングでお届け

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・チャットで手軽にスピーディにやり取り

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保育事業者が考案した保育業界専門のダイレクトリクルーティングサービスとして2020年4月のリリース後通算300社の保育事業者様にご利用いただき、評価をいただいております。

まだ生まれたてのサービスではありますが、成果報酬プランであればリスクなく利用開始が可能です!

詳細はこちらから資料をダウンロードの上ご確認ください。

きらぽんJOBで保育業界の未来を明るくできるように、各事業者様からのご参画をお待ちしております。

宜しくお願い致します。